Как мы освободили инженеров «Эконивы» от глупой бумажной работы
9 сентября
время чтения: 10 мин.
«Эконива» — крупный поставщик сельскохозяйственной техники. 140 сервисных инженеров компании обслуживают John Deere, JCB и другие машины. Они тратили по 1,5–2 часа в день, заполняя акты выполненных работ, потом диспетчеры перебивали данные из актов в «1С». Сейчас акты формируются автоматически и распечатываются на месте обслуживания техники. Хоть посреди ржаного поля.
Ситуация
«ЭкоНиваТехника-Холдинг» поставляет технику для сельского хозяйства и лесозаготовок. В портфеле 13 производителей, в том числе американский John Deere, шведский Vaderstad, британский JCB и канадский TigerCat.
«Эконива» — самый крупный дилер John Deere в России. Наибольшим спросом пользуются трактора и самоходные опрыскиватели (как на фото)
В холдинге работают 140 сервисных инженеров, которые обслуживают технику от Смоленской области до Кузбасса. Они могут отремонтировать как комбайн, купленный у «Эконивы», так и технику от других поставщиков. Инженеры имеют дело со сложной электроникой и интернетом вещей — например, машины John Deere и JCB оборудуются датчиками, передающими информацию о состоянии узлов и агрегатов (системы JD Link и JCB LiveLink).
Проблема
Высококвалифицированные специалисты стоят дорого. Каждая простая операция, по-хорошему, должна быть автоматизирована — чтобы не тратить время на то, с чем справится ученик третьего класса.

На практике получалось так:
1. Заказчик звонит и говорит, что его комбайн сломался.
2. Диспетчер заводит заявку в системе «1С:Управление торговлей».
3. Потом диспетчер оценивает заявку, чтобы понять, кому ее поручить.
4. Создается наряд. Информацию передают инженеру в вотсапе или звонят: «Посмотри почту, там реквизиты, которые надо указать в акте».
5. Инженер едет спасать комбайн, захватив пустые бланки актов выполненных работ и другие документы.

В день инженер отрабатывает до 6 заявок. На каждую единицу техники нужно заполнить акт в двух экземплярах — себе и заказчику. Провел диагностику десяти сеялок — заполни десять актов.

Чтобы написать в бланках реквизиты и наименование работ, как в «1С», инженер тратит 1,5–2 часа в день. Это 20% рабочего времени, которое клиент не оплачивает.

Еще проблемы
Не у всех инженеров идеальный почерк, а документы часто заполняются в полях. Когда акты привозят в офис, начинается каллиграфическая экспертиза: что же там написали под трактором? После расшифровки диспетчеры забивают в «1С» все, что сделано по факту.
«Диспетчеры, а их 11 человек, занимаются туповатой работой по перебиванию данных из бумажек в учетную систему. Им нужны более интеллектуальные задачи. Сейчас мы готовим новые продукты с детальной аналитикой, например, эксперт-чек — официальное заключение дилера о состоянии техники в момент времени. Вот с чем надо работать, а не с бумажками».
Максим Ершов, руководитель управления информационных технологий ООО «ЭкоНиваТехника-Холдинг»
Во время сева и уборки инженер может неделю не появляться в офисе. Он утром едет из дома сразу в поля, а оттуда, поздно вечером — сразу домой. Заполненные акты неделю лежат в бардачке. Диспетчер не переносит информацию из актов в «1С», это значит, что клиенту не отправят УПД (универсальный передаточный документ) и не выставят счет.

По идее, инженер может сфотографировать акты и выслать их по почте из дома. Но мало у кого до этого доходят руки. Да и кто расшифрует акты без его участия.

Решение
Надо было решить три главных задачи:

— сократить трудозатраты инженеров и диспетчеров на работу с документами;
— исключить ошибки из-за почерка;
— обеспечить оперативный сбор данных по фактически затраченному времени сервис-инженеров.
GROTEM
разработка мобильных и веб решений для выездных сотрудников
Надо было решить три главных задачи:

— сократить трудозатраты инженеров и диспетчеров на работу с документами;
— исключить ошибки из-за почерка;
— обеспечить оперативный сбор данных по фактически затраченному времени сервис-инженеров.
Требовалось мобильное приложение, где инженер видит наряды, отмечает незапланированные работы и затраченное время. Информация из приложения должна автоматически поступать в «1С». Еще приложение должно уметь печатать документацию в глуши, где нет интернета.

У нас есть базовое решение для сервисных работ GROTEM / Service. Оно интегрируется с «1С» и умеет печатать чеки, синхронизируясь с онлайн-кассами. Что мешает вместо касс подключить принтеры? Ничего не мешает.

Архитектура решения в общем виде. ИНИнД значит «индивидуальный наряд инженера на день».

В приложении это отдельная вкладка, где инженер указывает фактически затраченные часы на все работы за день


Реализация
Базовая версия GROTEM / Service закрывает основные задачи. Как любой пользователь Service, инженер видит наряды, которые выгружаются из «1С».
GS — это GROTEM / Service
В приложении есть информация о заказчиках: где находится, что уже ремонтировали в этом тракторе и когда. Инженер не звонит в офис, чтобы уточнить детали.
В каждом наряде есть чек-лист с обязательными пунктами: какая текущая наработка техники (в моточасах или гектарах), кто предоставил запчасти («Эконива» или клиент), рекомендации инженера, фото акта после подписания клиентом. Все это нужно для акта выполненных работ и учета в «1С»
Из нетипового — мы добавили функцию распределения полномочий, когда к клиенту выезжает бригада. С одной заявкой в приложении работает вся бригада (видят наряды, указывают затраченные часы для своего участка работы, пишут рекомендации), но изменения вносит только старший инженер. Например, по ходу ремонта ходовой части погрузчика он может предложить заменить масляный фильтр. Если клиент соглашается, старший инженер добавляет новую услугу.

Еще добавили функцию фиксации выезда как услуги. Стоимость выезда подтягивается из «1С», у каждого клиента она своя, по договору.
Кроме услуг и оборудования добавляются коэффициенты — за работу в выходные, в ночное время. Приложение посчитает итоговую сумму без ошибок, независимо от количества коэффициентов
Или такой момент: иногда ремонт длится дольше одной смены. Тогда инженер ставит наряд на паузу. Диспетчер видит, что работа продолжается, поэтому сегодня акта не будет. Когда работа завершена, формируется акт.
Потом акт печатает вот такой принтер:

Лазерный принтер Samsung m2020w посоветовал заказчик: он корректно работает в тяжелых условиях сельской местности, у него недорогие расходники. Принтер питается от инвертора, который подключается к аккумулятору автомобиля, и раздает вай-фай. Поэтому акт можно напечатать где угодно

Инженер фотографирует акт, когда клиент поставит подпись и печать. Фото прикрепляется в приложении к наряду, и все данные акта отправляются в «1С». Диспетчер может через десять минут прислать клиенту УПД и выставить счет.
Результаты
Первый акт с помощью GROTEM / Service напечатали в апреле 2019-го в Кемеровской области.

Инженерам нравится, что появилась мобильная точка печати. Акты получаются быстро, без ошибок и писанины от руки. Они хотят, чтобы так же было со всеми печатными формами — всего их больше двадцати: «гарантийники», акты пуско-наладки и так далее. Мы работаем над этим, всё будет.

11 диспетчеров получили возможность заняться более интересными задачами. Вместо стенографии — аналитика.

«Мы посчитали: если инженер сократит затраты на бумажную работу хотя бы на 15 минут в день, за год мы гарантированно окупим инвестиции в проект. Но скорее всего проект внедрения окупится за 6–7 месяцев».
Максим Ершов, руководитель управления информационных технологий ООО «ЭкоНиваТехника-Холдинг»
Есть похожая задача? Появились вопросы? Напишите эксперту
Есть похожая задача? Появились вопросы?
Напишите эксперту
Как вас зовут
Ваш телефон
Какую задачу нужно решить