Да, это возможно, при наличии прав доступа у сотрудника, который вносит изменения в документ.

По закону «Об электронной подписи» №63‑ФЗ документы с ЭЦП имеют силу бумажных, а значит, вы можете перевести кадровое делопроизводство в электронный формат 80% документов.

Но есть рискованные документы. Трудовой договор, заявление на увольнение, приказ о приёме на работу. Пока легальность данных электронных документов признают только суды. Если не готовы тратить время на разбирательства с госорганами, то оставьте в бумажном документообороте только эти 20%.

Мы будем хранить ваши документы на наших облачных серверах и гарантируем безопасность данных. При необходимости, вы можете скачать и разместить весь архив на внутренних серверах — это все равно будет дешевле, чем хранить бумагу.

Наше решение настраивает процессы обмена документами строго в соответствие с 152–ФЗ, требованиями ФСТЭК и ФСБ России. Все данные хранятся и обрабатываются на территории РФ, используется сертифицированное программное обеспечение для шифрования данных КриптоПро.

Чтобы подписывать электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете.

Тому, кто отвечает за кадровый учет персонала в компании (начальник отдела кадров, руководитель HR‑отдела, главный бухгалтер), нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Только с ней можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным в ФСС и сдавать кадровую отчетность в ПФР и Росстат.