КАК TUTU.RU СТАЛА КОНТРОЛИРОВАТЬ 5000 ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
Кейс про RFID-индентификацию
ФИНАНСЫ
Вам будет особенно полезно, если:
в компании или госучреждении тысячи основных средств: компьютеров, офисной мебели и так далее.
инвентаризация отнимает десятки рабочих часов у бухгалтерии и материально ответственных сотрудников.
техника куда-то «теряется».
у руководства нет точного понимания, какое оборудование и когда закупать.
Заказчик
Tutu.ru — онлайн-сервис для поездок и путешествий, работающий с 2003 года. Позволяет узнать расписание, купить билеты на транспорт и забронировать гостиницы.
Ситуация
У компании есть офис в московском бизнес-центре, в котором работают 200 человек. Количество основных средств — больше 5 000 единиц: ноутбуки, принтеры, кресла, столы и так далее.
1
Учетом имущества занималась бухгалтерия, в нескольких базах. Если IT-отделу или АХУ нужно было понять, какая техника в наличии и что заказать, приходилось обращаться в бухгалтерию. Каждый раз это не самая приятная и быстрая процедура. Случалось, что новому сотруднику покупали ноутбук, а на следующий день из сервиса привозили такой же и отправляли на склад. Кроме того, каждый год «терялось» оборудование на сотни тысяч рублей.
2
У руководства тоже нет полного понимания, какое оборудование и с какой периодичностью закупается. Это сильно мешает планировать бюджет.
3
Инвентаризация длилась неделями и отвлекала нескольких сотрудников от работы. Всё происходило по классике: материально ответственные получали список подотчетного оборудования, ходили по кабинетам, заглядывали под столы, искали инвентарные номера, помечали в списке. Потом передавали бумаги в бухгалтерию, которая перебивала данные в свои базы.
Задача
Нужно автоматизировать инвентаризацию и настроить корректный учет основных средств. Сделать единую базу, в которой сотрудники могут видеть, какое оборудование в компании есть и где оно находится — не только бухгалтерия.
Решение
Для автоматизации есть два варианта идентификации объектов — с помощью штрихкодов или RFID-меток, которые считываются терминалом. Штрихкодирование дешевле, но не избавляет от обязанности залезать под столы и искать наклейки. С RFID всё проще и быстрее:
1
Наклеиваем метки на объекты, кодируем терминалом.
2
Имущество отражается в управленческой части системы, где видно его историю: когда поступило, номер договора поставки, как долго будет в сервисе, сколько стоили запчасти, какая остаточная стоимость, когда списали и так далее.
3
Для инвентаризации материально ответственному достаточно взять терминал, нажать на курок и пройти по офису. Всё, что считалось, добавляется в сличительную ведомость. Сразу видно, где чего не хватает.
Туту.ру пользуется программой «Клеверенс Учет имущества», переносным считывателем RFID-меток Zebra MC3300 и термотрансферным принтером этикеток Zebra GK420t (фото: zebra.com)
Результаты
Инвентаризация проходит в десятки раз быстрее. Это экономит десятки рабочих часов ценных сотрудников.
Бухгалтерия не отвлекается на запросы: ей больше не звонят и не спрашивают, сколько и каких ноутбуков в таком-то отделе.
Оборудование не уходит в неизвестном направлении: все шаги записаны в системе.
Стало проще планировать бюджеты на закупку оборудования. Руководители всегда знают, что прямо сейчас в наличии и что нужно докупить.
Что еще полезно знать про RFID-идентификацию
1
В бизнесе используется не только в офисе. Вот, например, RFID контролирует производство кухонь на заказ. А вот — следит за перемещением ноутбуков на федеральном телеканале.
2
Технология становится доступнее с каждым годом благодаря снижению стоимости оборудования. Сейчас, например, считыватель Zebra стоит в пределах 140 тыс. руб., а несколько лет назад стоил в два раза дороже. RFID-метки подешевели еще заметнее.
Есть похожая задача? Появились вопросы? Напишите эксперту
Расскажите коротко о своей задаче, наш эксперт все объяснит и проведет демонстрацию.